Search by category:
Tự Học Tiếng Anh Giao Tiếp

Tuyệt chiêu viết email bằng tiếng anh hay nhất

Tuyệt chiêu viết email bằng tiếng anh hay nhất, hướng dẫn viết thư email tiếng anh cho đối tác, email cho xếp một cách chuyên nghiệp nhất. Với những bạn chưa có kinh nghiệm và bắt đầu viết email tiếng anh có vẻ hơi phức tạp thế nhưng mọi chuyện sẽ đơn giản nếu bạn biết cách.

Xem thêm: 24 CÁCH NÓI CẢM ƠN trong Tiếng Anh – Cách viết thư cảm ơn bằng tiếng Anh

Tuyệt chiêu viết email bằng tiếng anh hay nhất

Hướng dẫn bí quyết viết email tiếng anh chuyên nghiệp một cách đơn giản và dễ dàng.

Bạn đang muốn phỏng vấn xin việc làm và cần phải viết một bức email thật ấn tượng nhưng trên hết là phải chuyên nghiệp cho nhà tuyển dụng? Hay đơn giản là bạn có một người bạn người nước ngoài, bạn muốn giữ liên lạc với người bạn này và cả hai quyết định sẽ viết email đều đặn cho nhau hàng tuần nhưng bạn lại chưa biết bắt đầu như thế nào? Đừng lo, bài viết sẽ là tất cả những gì bạn cần cho một bức email hoàn hảo bằng tiếng Anh.

Cách viết email bằng tiếng anh chuyên nghiệp
Cách viết email bằng tiếng anh chuyên nghiệp

Các loại email chuyên nghiệp trong tiếng anh

– Có 2 loại email, đó là “formal email” và “informal email”. Fomal có nghĩa là trang trọng, những bức email loại này thường là email xin việc, email phàn nàn, khiếu kiện, email quảng cáo của công ty,.. Còn đối với informal thì đó thường là những email viết cho người thân, bạn bè, những người có quan hệ thân thiết, gắn bó, và không cần khách sáo, câu nệ câu chữ.

– Một bức email chuyên ngiệp (gồm cả formal và informal) bao giờ cũng bao gồm 3 phần chính: Mở đầu (beginning), Thân (Body) và Kết thúc (Ending).

Dàn ý một email bằng tiếng anh cơ bản

Dàn ý chính một thư email tiếng anh cơ bản gồm 3 phần giới thiệu -> hành động -> kết thúc

  • Reference (giới thiệu) – Giới thiệu vì sao mình viết thư.
  • Action (hành động) – Yêu cầu, đề nghị người đọc làm một việc gì.
  • Polite close (kết thư lịch sự) – Nói lời cảm ơn và chào tạm biệt.
    Dưới đây là một ví dụ đơn giản:
    “Dear Mr. Breuer,
    I am writing to you about our meeting on Thursday. (Reference). Please could you send me the latest version of the agenda before the end of the day? (Action)
    Thanks in advance for your help. (Polite Close)
    Best regards
    Scott
  • Dịch sang tiếng việt:
    (Thưa ngài Breuer,
    Tôi xin được hỏi một chút về cuộc họp của chúng ta vào hôm thứ Năm (Giới thiệu). Ngài có thể gửi giúp tôi bản lịch trình mới nhất trước cuối ngày hôm nay được không ạ? (Hành động)
    Xin chân thành cảm ơn ngài. (Kết thư lịch sự)
    Trân trọng
    Scott)

Các cụm câu thường dùng trong một bài email tiếng anh cơ bản

Reference – Giới thiệu
– With reference to…
– Referring to…
– I am writing to…
– I am writing in response to…
– In response to your inquiry…
Polite Close – Kết thúc lịch sự
– Thank you for your assistance.
– Thank you in advance for your help.
– I look forward to hearing from you soon.
– Please let me know if you have any questions.
– Please feel free to contact me if you need any further information.

Các cách hay dùng trong email bằng tiếng anh

Dùng câu hỏi phủ định

Còn một cách để giúp bức thư tiếng Anh trở nên nhẹ nhàng, lịch sự hơn, đó là dùng câu hỏi phủ định khi muốn đề xuất điều gì đó.
Ví dụ:
We must hire a new advertising agency.
Câu này đọc lên nghe quá thẳng thừng và thúc ép, chúng ta không nên nói vậy với khách hàng hoặc cấp trên. Thay vào đó, bạn hãy viết như sau, gián tiếp và nhẹ nhàng hơn:
=> Couldn’t we hire a new advertising agency?
=> Wouldn’t it be better to hire a new advertising agency?

Dùng thì quá khứ tiếp diễn

Ví dụ:
I hope we can sign the contract today.
Dùng thì quá khứ tiếp diễn, câu văn trở nên mang tính giả định, “thăm dò” và tế nhị hơn. Người đọc sẽ cảm thấy không bị thúc ép:
=> I was hoping that we could sign the contract today.

Dùng câu bị động

Dùng câu bị động là một cách không gì tuyệt vời hơn để thể hiện tính lịch sự và tế nhị.
Ví dụ:
You said you were going to sign the deal today.
Cách nói này thẳng thắn và có phần thô thiển. Hãy dùng câu bị động để làm giọng điệu mềm mại hơn, giảm nhẹ trách nhiệm cá nhân cho người nghe.
=> It was understood that you were going to sign the deal today.
Ví dụ khác:
You agreed to lower your fees.
=> It was agreed that you were going to lower your fees.

Mười cách nói “thank you”

Khi viết thư cho khách hàng, cho cấp trên hay đồng nghiệp, một lời “thank you” qua e-mail là không bao giờ đủ. Hãy nhớ, ai cũng muốn được trân trọng, vì thế, hãy cảm ơn người ta vì những gì họ đã làm và cả những gì họ sẽ làm trong tương lai. Bạn sẽ thấy tác dụng của bức thư khác trước rất nhiều.

Cảm ơn ở đầu thư

Cảm ơn ngay đầu thư cũng là một cách hay để mở bài, giúp người đọc cảm thấy mình được tôn trọng. Điều này càng phát huy tác dụng nếu bạn đang chuẩn bị nhờ vả họ thêm trong tương lai.
– Thank you for contacting us: Nếu có người viết thư hỏi hàng, bạn hãy mở đầu bằng câu này để tỏ lòng cảm ơn họ đã quan tâm tới việc hợp tác cùng công ty mình.
– Thank you for your prompt reply: Khi khách hàng, đồng nghiệp trả lời thư trước trong một thời gian ngắn, hãy để ý và công nhận thiện ý của họ. Nếu họ trả lời chậm, ta chỉ cần bỏ từ “prompt” đi là được, hoặc viết thành “Thank you for getting back to me.”
– Thank you for providing the requested information: Nếu bạn hỏi thông tin và người ta dành thời gian để cung cấp, hãy dùng câu này để thể hiện mình trân trọng công sức của họ.
– Thank you for all your assistance: Nếu được người ta hỗ trợ hết mình thì hãy cảm ơn. Nếu muốn kể rõ hơn là mình cảm ơn việc gì, hãy ghi thêm “I truly appreciate … your help in resolving the problem.”
– Thank you raising your concerns: Nếu khách hàng, cấp trên viết thư bày tỏ ý kiến không hài lòng về cách làm việc của bạn, hãy vẫn cứ cảm ơn họ. Câu này cho thấy bạn trân trọng họ và sẽ cân nhắc ý kiến ấy nghiêm túc. Ngoài ra, bạn có thể viết “Thank you for your feedback.”

Cảm ơn ở cuối thư

Cảm ơn ở cuối thư dùng để nhấn mạnh sự trân trọng của mình đối với những gì người đọc sẽ làm trong tương lai. Nhờ đó, bạn sẽ có thể nhận được nhiều phản hồi tích cực hơn.
– Thank you for your kind cooperation: Nếu đang cần người đọc hợp tác bằng cách trợ giúp mình điều gì, hãy cảm ơn trước.
– Thank you for your attention to this matter: Câu này dùng khi muốn nhấn mạnh thái độ trân trọng trước sự giúp đỡ về sau của người đọc.
– Thank you for your understanding: Hãy dùng câu này khi bạn vừa trình bày một điều gì đó có ảnh hưởng tiêu cực, gây bất tiện cho người đọc.
– Thank you for your consideration: Nếu bạn đang viết thư để nhận một cơ hội hay lợi ích nào đó, ví dụ như xin việc, hãy kết thư bằng câu này.

Như đã đề cập ở trên có 2 dạng email là “formal email” và “informal email”. Cùng nghiên cứu kỹ hơn về 2 dạng email tiếng anh này nhé.

Cách viết email tiếng anh trịnh trọng (Formal Email)

1. Beginning

– Hãy mở đầu bức thư bằng một lời chào.

Ex: Dear Mr. Castle/ Dear Mrs. Beckket/ Dear Miss Bradley (Nếu bạn sử dụng Mrs hoặc Miss khi gửi thư cho phụ nữ thì phải chắc chắn rằng người đã kết hôn hay chưa. Và nhớ là không sử dụng “first name” trong trường hợp này)
Dear Sir/ Dear Madam (trường hợp bạn không biết người nhận thư sẽ là nam hay nữ thì hãy viết chung Dear Sir/Madam)

Dear Dr. Smith
Dear Captain Morgan….

2. Body email

– Nếu bạn đang viết email trả lời cho ai đó. Ví dụ: Có khách hàng hỏi về sản phẩm của công ty bạn và bạn đang viết email hồi đáp, bạn có thể nói “Thanks for contacting Asus Company”. Hoặc công ty tuyển dụng mà bạn đã nộp hồ sơ vào gửi lại email để xác nhận một số thông tin của bạn, bạn hãy nói “I am very happy to receive your email”
– Việc bạn cảm ơn hoặc nói “tôi rất vui khi nhận được email” làm người đọc cảm thấy thoải mái và cảm giác được tôn trọng, đồng thời làm cho bạn trở nên lịch sự hơn

– Đi vào mục đích chính của email. Hãy nhanh chóng đi vào mục đích chính của email rồi chuyển đến các phần khác. Hãy nhớ rằng mọi người muốn đọc email một cách nhanh chóng nên hãy viết ngắn gọn, rõ ràng, chú ý đến ngữ pháp, chính tả và các dấu câu.

– Nếu bạn là người chủ động viết email, thì không cần có các dòng cảm ơn ở trên, thay vào đó bạn có thể viết theo các mẫu câu sau:
* I am writing to make a hotel reservation/ to apply for the position of secretary/ to confirm my ticket booking/ to ask for further information about your produces
(Tôi viết thư để đặt trước phòng khách sạn/ để ứng tuyển cho vị trí thư ký/ để xác nhận việc đặt trước vé/ để biết thêm một số thông tin về các sản phẩm của bạn)

* I am writing with regard to the sale of Lumia Smartphone/ to the complaint you made on 26th January
(Tôi viết thư này liên quan đến việc bán sản phẩm điện thoại thông minh Lumia/ để giải đáp những phàn nàn của bạn vào ngày 26 tháng hai)

* With reference to our telephone conversation on Saturday, I would like to let you know that we will compensate 20% of the product for you
(Liên quan đến cuộc thảo luận trên điện thoại của chúng ta vào ngày thứ bảy, tôi muốn cho bạn biết rằng chúng tôi sẽ bồi thường 20% giá trị sản phẩm cho bạn)

– Sau đây là một nội dung cơ bản mà có thể liên quan đến việc viết email của bạn
* Making a request/ asking information (Thực hiện một yêu cầu/ hỏi thêm thông tin)
Ex:Could you please let me know if you can attend our aniversary party 6th/ if you are available for a meeting on 19th February?
(Bạn có thể vui lòng báo cho tôi biết nếu bạn có thể tham dự bữa tiệc kỉ niệm lần thứ 6 của chúng tôi/ nếu bạn có thể tham dự cuộc họp vào ngày 19 tháng giêng)

I would appreciate it if you could please send me a brochure/ if you could please reply within two days.
(Tôi sẽ đánh giá cao nếu bạn có thể vui lòng gửi cho tôi cuốn sách quảng cáo nhỏ/ nếu bạn có thể vui lòng trả lời cho tôi trong vòng 2 ngày)

Please let me know how much the tickets cost and promotions
(Làm ơn hãy cho tôi biết giá vé và các chương trình khuyến mãi)

* Offering help/ giving information (Đề nghị giúp đỡ/ cung cấp thông tin)
Ex: We are happy to let you know that your article has been selected for publication
(Chúng tôi rất vui khi thông báo cho bạn biết rằng bài viết của bạn đã được chọn để xuất bản)

We are willing to arrange another meeting with the manager
(Chúng tôi sẵn sàng để sắp xếp một cuộc họp khác với người quản lý)

Should you need any further information, please to contact us
(Nếu bạn cần thêm bất kì thông tin nào, làm ơn liên hệ với chúng tôi)
We regret to inform you that the show has been cancelled due to bad weather conditions
(Chúng tôi rất tiếc phải thông báo cho bạn rằng chương trình biểu diễn đã bị hủy bởi vì điều kiện thời tiết quá xấu)

* Complaining (phàn nàn)
Ex: I am writing to express my dissatisfaction with your staff/ to complain about the quality of your produce
(Tôi viết thư này để bày tỏ sự không hài lòng với đội ngũ nhân viên của bạn/ để than phiền về chất lượng sản phẩm của bạn)

We regret to inform you that your payment is considerably overdue
(Chúng tôi rất tiếc thông báo cho bạn rằng thanh toán của bạn đã bị xem là quá hạn theo quy định)

I am interested to hear how your company can compensate us for the distress we suffered
(Tôi đang rất trông chờ vào việc công ty sẽ làm thế nào để bù đắp những thiệt hại mà chúng tôi phải gánh chịu)

*Apologizing (Thư xin lỗi)
Ex: We would like to apologize for any inconvenience caused
(Chúng tôi xin lỗi vì những bất tiện mà chúng tôi đã gây ra)

Please accept our apologies for the delay
(Làm ơn hãy chấp nhận lời xin lỗi của chúng tôi vì sự chậm trễ)

Please let us know what we can do to compensate you for the damages caused
(Làm ơn hãy cho chúng tôi biết chúng tôi có thể làm những gì để bồi thường những thiệt hại mà chúng tôi đã gây ra)

I am afraid I will not be able to attend the meeting tomorrow
(Tôi e rằng mình không thể tham dự cuộc họp ngày mai được)

* Attaching files (Đính kèm tệp)
Ex: I am sending you the brochure as an attachment
(Tôi đã gửi cho bạn những tài liệu đính kèm)

Please find attached the file you requested
(Vui lòng tìm những thông tin đính kèm mà bạn đã yêu cầu)

I am afraid I cannot open the file you have sent me
(Tôi e rằng mình không thể mở được các tệp đính kèm mà bạn đã gửi cho tôi)

Could you send it again in PDF format?
(Bạn có thể gửi nó lại một lần nữa ở định dạng PDF được không?)

3. Ending email

– Trước khi kết thúc thư, bạn hãy viết thêm một trong những câu sau (nếu bạn thấy cần thiết)
Ex: Thank you for your patience and cooperation
(Cảm ơn sự kiên nhẫn và hợp tác của bạn)

Thank you for your consideration
(Cảm ơn sự quan tâm của bạn)

If you have any questions or concerns, don’t hesitate to let me know
(Nếu bạn có bất kì câu hỏi hay sự quan tâm nào, đừng ngần ngại mà hãy cho chúng tôi biết)

I look forward to hearing from you
(Tôi mong chờ được nghe tin từ bạn)

– Sau đó hãy kết thúc thư
Ex:Yours faithfully
(Trân trọng) è Nếu bạn bắt đầu thư bằng Dear Sir/Madam

Yours sincerely
(Trân trọng) è Nếu bạn bắt đầu bằng cách viết tên, ví dụ Dear Mr. Castle, Mrs. Beckket

Sincerely Yours/ Sincerely/ Yours Truly
(Trân trọng) è Phổ biến trong Anh-Mỹ

4. Chú ý
– Trong khi viết “Formal Email”, hãy nhớ rằng đừng viết tắt. Ví dụ “I’m” hãy đổi thành “I am”, “You can’t” đổi thành “You cannot”,…

Cách viết email tiếng anh dạng thông thường (Informal Email)

Beginning

– Cũng như trong bất kì lá thư nào, hãy mở đầu bằng một lời chào
Ex:Hi Julliet
Hello John
Dear mom/ dad

Body

– Giống như phần trên đã trình bày, bạn hãy đi nhanh vào vấn đề, mục đích chính của bức email
Ex: Just a quick note to invite you to my birthday party/ to tell you that we will organize a birthday party for my brother
(Nói một cách ngắn gọn là tôi muốn mời bạn đến buổi tiệc sinh nhật của tôi/ để nói với bạn rằng chúng tôi sẽ tổ chức một bữa tiệc sinh nhật cho em trai của tôi)

This is to invite you to join us for dinner
(Bức thư này để mời bạn tham gia với chúng tôi trong bữa ăn tôi nay)

– Hoặc nếu bạn đang trả lời một bức thư thì hãy nói
Ex: Thanks for your e-mail, it was wonderful to hear from you
(Cảm ơn email của bạn, thực sự là rất tuyệt vời khi được nghe tin từ bạn)

– Ngoài ra
Ex: I wanted to let you know that I have just graduated for 3 days
(Tôi muốn cho bạn biết tôi vừa mới tốt nghiệp cách đây 3 ngày)

I’m writing to tell you about my last holiday
(Tôi viết thư để kể cho bạn nghe về kì nghỉ lễ vừa rồi của tôi)

– Một số nội dung cơ bản khác

* Making a request/ asking for information (Đưa ra một yêu cầu/ hỏi thêm thông tin)
Ex:I was wondering if you could come and see me sometime next week
(Tôi đã băn khoăn không biết bạn có thể đến thăm tôi vào tuần tới không)

Do you think you could call Hendry for me? I lost his phone number
(Bạn có thể gọi cho Hendry giùm tôi không? Tôi làm mất số điện thoại của anh ấy rồi)

Can you call me back asap (as soon as possible)?
(Bạn có thể gọi cho tôi càng sớm càng tốt không?)

* Offering help/ giving information (Đề nghị giúp đỡ/ cung cấp thông tin)
Ex: I’am sorry, but I can’t make it/ come tomorrow
(Tôi xin lỗi nhưng ngày mai tôi không đến được)

I’m happy to tell you that my sister and Robert are getting married next month
(Tôi vui mừng thông báo cho bạn rằng chị gái tôi và Robert sẽ kết hôn vào tháng tới)

Do you need a hand with moving the furniture?
(Bạn có cần phụ một tay để di chuyển đồ nội thất không?)

Would you like me to come early and help you clear up the place?
(Bạn có muốn tôi đến sớm và phụ bạn dọn dẹp chỗ đó không?)

* Complaining (Phàn nàn)
Ex: I’m sorry to say that you’re late with the payments
(Tôi rất tiếc phải nói rằng bạn đã trễ hẹn với các khoản thanh toán)

I hope you won’t mind me saying that the place you’d recommended to us wasn’t as nice as we’d expected
(Tôi hi vọng bạn sẽ không buồn nếu tôi nói rằng chỗ mà bạn đề nghị chúng tôi chuyển đến không tốt như chúng ta mong đợi)

* Apologizing (Thư xin lỗi)
Ex:I’m sorry for the trouble I caused
(Tôi xin lỗi vì những rắc rối mà tôi gây ra)

I promise it won’t happen again
(Tôi hứa điều đó sẽ không xảy ra một lần nữa)

I’m sorry, but I can’t come to the preference next month
(Tôi xin lỗi nhưng tôi không thể tham dự buổi hội thảo vào tháng tới được)

* Attaching files (Tệp đính kèm)
Ex: I’m attaching/sending you our wedding photos
(Tôi đã gửi cho bạn những tấm ảnh cưới của chúng tôi)

Sorry, but I can’t open it. Can you send it again in PDF format?
(Xin lỗi, tôi không thể mở nó ra được. Bạn có thể gửi lại ở định dạng PDF không?)

Ending

– Cũng như trong “formal email”, trước khi kết thúc thư bạn hãy thêm một trong những câu sau đây
Ex: Hope to hear from you soon
(Tôi hi vọng sẽ nghe tin tức từ bạn sớm nhất)

I’m looking forward to seeing you
(Tôi đang trông chờ để gặp bạn)

– Cuối cùng hãy kết thúc thư bằng 1 số ví dụ thưởng gặp:
Thanks, (Cảm ơn)
Thank you, (Cảm ơn bạn)
With gratitude, (Với lòng biết ơn)
Sincerely, (Trân trọng)
Sincerely yours, (Trân trọng)
Yours sincerely, (Trân trọng)
Yours truly, (Trân trọng)
Regards, (Kính trọng)
Best,
Best regards,
Fond regards,
Best wishes,
Sincerely,
Ex:
Love, Jenny
Thanks, John
Take care, dad
Yours, Lily

Qua bài viết Cách viết email bằng tiếng anh chuyên nghiệp hy vọng bạn đã có cho mình bí quyết để viết một email tiếng anh chuyên nghiệp nhất.

TỪ KHÓA:

Cách viết một email bằng tiếng anh,
Luyện viết email bằng tiếng anh,
Kỹ năng viết email bằng tiếng anh,
Cách viết một bài email bằng tiếng anh,
Viết 1 bài email bằng tiếng anh,
Sách cách viết email bằng tiếng anh,
Cách viết thư email bằng tiếng anh,
Viết email bằng tiếng anh trong kinh doanh,

Học cách viết email bằng tiếng anh,
Cách trả lời email bằng tiếng anh,
Cách viết email bằng tiếng anh,
Viết 1 bài email bằng tiếng anh,
Mẫu viết email bằng tiếng anh,
Cách viết email tiếng anh chuyên nghiệp,
Cách trả lời mail tiếng anh,
Gửi mail bằng tiếng anh

[Tổng hợp English]

One Comment

Post Comment

Loading...
loading...
loading...